Zoho Expense

Deconturi de cheltuieli fără hârtii și întârzieri

Zoho Expense transformă bonurile în deconturi digitale: angajatul fotografiază documentul, aplicația extrage datele, iar cheltuiala intră pe fluxul de aprobare configurat. Managerii aprobă de pe telefon, iar departamentul financiar primește deconturi complete, cu abaterile de la politica internă semnalate automat. Decontarea deplasărilor nu mai depinde de plicuri cu bonuri aduse la sfârșit de lună.

Solicită o demonstrație Toate produsele

Zoho Expense conectat la restul aplicațiilor din companie

Funcționalități cheie

Ce face concret Zoho Expense

Scanarea automată a bonurilor și facturilor, cu extragerea furnizorului, a datei și a sumei din imagine
Reguli de politică internă care semnalează depășirile de plafon, cheltuielile duplicate și documentele lipsă
Fluxuri de aprobare pe mai multe niveluri, în funcție de sumă, de departament sau de proiect
Evidența deplasărilor cu kilometri parcurși, calcul pe baza traseului și diurnă configurabilă pe destinație
Reconcilierea cheltuielilor cu extrasele de card corporativ, prin potrivirea automată a tranzacțiilor importate
Cereri de deplasare și de avans, cu justificarea și regularizarea sumelor la întoarcerea angajatului
Cheltuieli în valută cu conversie la cursul zilei și evidență separată pe fiecare monedă
Aplicație mobilă cu funcționare offline, pentru fotografierea bonurilor și trimiterea decontului direct din deplasare

De ce Svennis

Cum implementăm Zoho Expense

Cele mai multe blocaje din deconturi vin din reguli nescrise, așa că prima etapă este transpunerea politicii de cheltuieli într-un set de reguli explicite. Configurăm apoi plafoanele, categoriile și traseele de aprobare, iar modul de înregistrare contabilă a cheltuielilor îl stabilim împreună cu contabilul dumneavoastră.

Traducem politica internă de cheltuieli în categorii, plafoane și documente justificative obligatorii
Configurăm fluxurile de aprobare pe structura reală de raportare, cu înlocuitori pentru perioadele de concediu
Conectăm cardurile corporative și stabilim modul de decontare, de rambursare și de înregistrare a cheltuielilor
Pilotăm o lună pe un singur departament, ajustăm regulile, apoi extindem pe toată compania

Scenarii tipice

Când are sens Zoho Expense

Companii cu echipe pe teren, unde bonurile ajung la departamentul financiar cu săptămâni întârziere
Firme cu deplasări externe frecvente și cheltuieli în mai multe valute, greu de regularizat manual
Organizații care alocă cheltuieli pe proiecte sau centre de cost și nu pot urmări bugetul în timp real

Integrări

Zoho Expense se conectează nativ cu Zoho Books, People, Payroll, Projects, Analytics și Cliq, iar cheltuielile aprobate ajung direct în evidența financiară sau pe proiectul corespunzător. Preia tranzacțiile de card de la băncile compatibile și se integrează cu platformele de rezervări de călătorie. Pentru programele de salarizare sau de contabilitate folosite local, construim exporturi structurate ori integrări prin API.

Întrebări frecvente

Ce ne întreabă cel mai des clienții

Aveți o întrebare care nu se regăsește aici? Scrieți-ne și vă răspundem în aceeași zi lucrătoare.

Bonul fotografiat înlocuiește documentul original?

Zoho Expense păstrează imaginea și datele extrase, dar regimul documentului justificativ în original îl stabiliți împreună cu contabilul, în funcție de politica firmei și de cerințele de arhivare. Noi configurăm sistemul astfel încât fiecare cheltuială să aibă documentul atașat și istoricul complet al aprobării.

Cât durează implementarea?

Pentru o companie cu o politică de cheltuieli deja formalizată, între două și patru săptămâni, incluzând configurarea aprobărilor și instruirea angajaților. Dacă politica trebuie mai întâi scrisă, adăugăm o etapă de lucru împreună cu departamentul financiar.

Angajații pot folosi aplicația în limba română?

Categoriile de cheltuieli, mesajele și textele fluxurilor de aprobare le configurăm în română, iar fiecare utilizator își poate alege limba interfeței dintre cele disponibile. Instruirea și materialele de utilizare le livrăm întotdeauna în română.

Se folosește frecvent împreună cu

Toate produsele

Demonstrație

Vedeți Zoho Expense configurat pe cazul dumneavoastră

Programăm o sesiune de 45 de minute în care pornim de la procesul dumneavoastră și arătăm exact ce ar însemna configurarea, migrarea datelor și integrările necesare.

Solicită o demonstrație Datele de contact