Zoho Sign

Semnare electronică cu traseu de audit complet

Zoho Sign scoate contractele din circuitul tipărit, scanat și trimis prin curier, înlocuindu-l cu un proces urmărit pas cu pas. Fiecare document are ordine de semnare, memento-uri automate și un certificat care arată cine a semnat, când și din ce adresă IP, iar durata de închidere a unui contract scade de la zile la ore.

Solicită o demonstrație Toate produsele

Zoho Sign conectat la restul aplicațiilor din companie

Funcționalități cheie

Ce face concret Zoho Sign

Trimitere la semnat cu ordine secvențială sau paralelă, cu roluri distincte de semnatar, aprobator și destinatar informat
Șabloane reutilizabile pentru contractele recurente, cu câmpuri predefinite și destinatari stabiliți din start
Autentificarea semnatarului prin cod de acces, cod primit pe email sau pe SMS, înainte de deschiderea documentului
Traseu de audit și certificat de finalizare, cu adresă IP, marcaj de timp și acțiunile fiecărui participant
Memento-uri automate la intervale stabilite și termen de expirare pentru documentele care rămân nesemnate
Trimitere în masă către mulți destinatari, fiecare cu exemplarul propriu, și formulare de semnare publicate ca link
Semnare în prezența clientului, de pe tabletă sau telefon, pentru situațiile în care documentul se închide la fața locului
Integrare cu prestatori de servicii de încredere pentru semnătură electronică calificată și pentru marcare temporală

De ce Svennis

Cum implementăm Zoho Sign

Tratăm semnarea ca pe ultima etapă a unui proces, nu ca pe o aplicație separată, așa că pornim de la locul în care se naște documentul și îl ducem semnat înapoi în sistemul de evidență. Stabilim împreună cu dumneavoastră ce nivel de semnătură este necesar pentru fiecare tip de document, iar unde este cerută semnătura calificată configurăm procesul alături de un prestator autorizat.

Inventariem tipurile de documente semnate, semnatarii implicați și cerințele legale aplicabile fiecăruia
Construim șabloanele, câmpurile și ordinea de semnare, cu metoda de verificare a identității potrivită fiecărui caz
Conectăm semnarea la aplicațiile în care se generează documentele și la locul de arhivare a exemplarelor finale
Testăm traseul complet pe documente reale, instruim utilizatorii și stabilim procedura de arhivare

Scenarii tipice

Când are sens Zoho Sign

Companii cu volum mare de contracte standard, care pierd zile cu tipărirea, scanarea și curieratul documentelor
Departamente de resurse umane care semnează contracte, acte adiționale și fișe de post cu angajați din mai multe locații
Firme de servicii care trimit oferte și contracte clienților din alte orașe și așteaptă exemplarul semnat prin poștă

Integrări

Zoho Sign se leagă nativ de Zoho CRM, Writer, People, Recruit, Forms și WorkDrive, astfel încât contractul generat dintr-o ofertă pleacă la semnat fără descărcare manuală. În afara suitei se conectează la Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box și Microsoft 365, iar prin interfața API sau prin Zoho Flow trimitem documente la semnat direct din ERP sau din aplicația internă.

Întrebări frecvente

Ce ne întreabă cel mai des clienții

Aveți o întrebare care nu se regăsește aici? Scrieți-ne și vă răspundem în aceeași zi lucrătoare.

Sunt documentele semnate în Zoho Sign valabile juridic în România?

Zoho Sign produce semnături electronice însoțite de traseu de audit și de certificat de finalizare, care documentează identitatea declarată a semnatarului, adresa IP și marcajul de timp. Regulamentul eIDAS prevede că unei semnături electronice nu i se poate refuza efectul juridic doar pentru că este în formă electronică, însă echivalența cu semnătura olografă este rezervată semnăturii electronice calificate. Pentru documentele care cer acest nivel, configurăm procesul împreună cu un prestator de servicii de încredere calificat și cu certificate emise de acesta.

Semnatarul trebuie să aibă cont Zoho?

Nu. Destinatarul primește un link pe email, deschide documentul în browser și semnează fără să creeze niciun cont. Identitatea poate fi verificată suplimentar printr-un cod trimis pe email sau pe SMS, respectiv printr-o parolă comunicată separat.

Unde sunt păstrate documentele semnate și cine are acces la ele?

Documentele rămân criptate în contul dumneavoastră, care poate fi găzduit în centrul de date european al Zoho, cu drepturi de acces stabilite pe utilizator. Exemplarul final și certificatul de audit pot fi arhivate automat în Zoho WorkDrive sau în spațiul de stocare pe care îl folosiți deja.

Se folosește frecvent împreună cu

Toate produsele

Demonstrație

Vedeți Zoho Sign configurat pe cazul dumneavoastră

Programăm o sesiune de 45 de minute în care pornim de la procesul dumneavoastră și arătăm exact ce ar însemna configurarea, migrarea datelor și integrările necesare.

Solicită o demonstrație Datele de contact